Gestisce il protocollo per l’inserimento e la tracciabilità degli atti e delle comunicazioni, nonché l’archiviazione e la catalogazione dei documenti, assicurando la loro conservazione in conformità alle normative di legge. Il servizio contribuisce anche alla digitalizzazione e alla gestione elettronica dei documenti, migliorando l’efficienza e l’accessibilità delle informazioni.

Competenze:

• Tenuta dell'albo pretorio e cura della pubblicazione e dell'esecutività degli atti della Provincia, nonché della pubblicazione di atti di altri Enti, manifesti, stampe, ecc., anche in formato elettronico.
• Ricezione e spedizione materiale e corrispondenza degli uffici, curando i rapporti con i gestori dei servizi.
• Organizzazione del sistema di gestione dei flussi e della classificazione dei documenti, smistamento e assegnazione dei documenti alle unità organizzative responsabili.
• Costituzione e repertoriazione dei fascicoli, individuazione dei responsabili della conservazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente.
• Aggiornamento del manuale di gestione del protocollo informatico.
• Produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo.
• Selezione periodica dei documenti e dello scarto o trasferimento nella separata sezione di archivio del materiale destinato alla conservazione permanente.
• Definizione dei livelli di accesso ai documenti archivistici e regolamentazione delle forme di consultazione interna ed esterna dell’archivio, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali.